“Automatisering ondersteunt debiteurenbeheer steeds meer”
Interview: Sander Bollebakker – TKB
- Inspiratie
- Leestijd: 2 min
Hoe herken je tijdig welke stappen je moet doorlopen om ervoor te zorgen dat de debiteur aan zijn of haar verplichten voldoet? De sleutel hierin? Het herkennen van patronen. “Voorheen lag dit proces volledig bij onze medewerkers, maar wij werken eraan dit proces steeds meer en meer te automatiseren”, vertelt Sander Bollebakker van TKB.
De analyse van het debiteurenbeheer wordt traditioneel uitgevoerd door medewerkers. Bollekbakker: “Onze medewerkers krijgen zoveel facturen in hun handen dat ze op een bepaald moment wel een patroon herkennen waardoor een debiteur betaald. Dat soort patronen wil je zo vroeg mogelijk herkennen en daarbij is automatisering de oplossing. Des te eerder je de patronen herkent, des te eerder je een factuur op de juiste manier kunt incasseren en je een debiteur kunt bewegen naar het voor jouw gewenste resultaat.”
SMS werkt beter
Miscommunicatie is een belangrijke reden dat een debiteur niet voldoet aan zijn verplichtingen. Bollebakker: “Een organisatie stuurt een debiteur tot drie keer toe een brief met de vraag om een factuur te voldoen. Zonder succes. Dan komen wij in beeld. Wij sturen dan één SMS en het is geregeld. Dan kan het zijn dan de debiteur is verhuisd of omdat hij of zij zijn post niet goed leest. In zo’n geval is een SMS veel makkelijker. Onze medewerkers herkennen dat gedrag en weten hoe ze moeten handelen. Andersom kan natuurlijk hetzelfde gelden. Dat een debiteur wel aanslaat op een brief omdat hij of zij gewend is om op die manier te werken.”
Lees ook: ‘Automatisering helpt de werkdruk verlichten’
Dynamische profielen
Door middel van het opbouwen van verschillende profielen automatiseert TKB het debiteurenbeheer. “Dat zijn dynamische profielen”, vult IT Manager Frans Verbiest aan. “Je kunt niet alle klanten van een specifieke opdrachtgever over één kam scheren. Het systeem bepaalt welk profiel het beste bij de individuele debiteur past. Die profielen bouwen we op op basis van alle historische gegevens en kennis en kunde die we in huis hebben. Het systeem gaat herkent en voorspelt. Als je bijvoorbeeld naar sociaal demografische kenmerken kijkt, kun je zeggen: debiteuren die hier wonen reageren eerder op een SMS dan op een brief. Daarbij kun je niet zeggen dat alle mensen in de Randstad hetzelfde gedrag hebben. Mensen die in een bepaald postcodegebied wonen, wat veelal een redelijk homogene groep is, vertonen veelal wel hetzelfde gedrag. Deze segmentering neemt veel handmatige handelingen weg en daar zit een enorme tijdswinst in.”
Techniek is ondersteunend
Hetzelfde geldt voor het automatisch inplannen van een betalingsherinnering daags voor er voldaan moet worden. Toch gaat de menselijke maat in het debiteurenbeheer nooit verdwijnen. Bollebakker: “Onze techniek en de automatisering gaat de medewerkers ondersteunen. Echter, door het stellen van de juiste vragen aan onze klanten zijn zij in staat om de debiteur sneller te laten betalen. Die persoonlijke benadering blijft ons grootste toegevoegde waarde.”
Sparren?
Wil je sparren over jouw debiteurenpositie? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan of bel ons op 088-9955180. We helpen je graag verder!
Geschreven door:
TKB
Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.
Meer inspiratie
Download onze whitepaper:
Hoe credit management software u helpt bij procesoptimalisatie