Insight, Inspiratie

Klantcase: Leer van Demaco

Van Excel-bestand naar overzichtelijke debiteurenportefeuille

05/14/2020
10:08
Insight, Inspiratie
Leestijd: 4 min

Wat in 1960 begon als een familiebedrijf gespecialiseerd in machinebouw, is vandaag de dag uitgegroeid tot een gerenommeerde kennispartner op het gebied van cryogene technieken. Van ontwikkeling tot aan de volledige bouw van systemen voor koude vloeibare gassen. En dat al ruim 60 jaar.

‘We zeggen wat we gaan doen en doen wat we gezegd hebben.’ Dat is Demaco. Het is een kenniscentrum geworden waar gespecialiseerde cryogene adviseurs en alleskunners voorop lopen in de markt. Bovendien vormen zij een belangrijk aanspreekpunt voor zowel grote internationale partijen als voor lokale ondernemers. Vakmanschap, integriteit en expertise vormen de solide basis van een kenniscentrum met Europees aanzien.

Vanaf het hoofdkantoor in Noord-Scharwoude vertelt Manon Beets over hoe haar werkveld van een Excel-bestand transformeerde naar een overzichtelijke debiteurenportefeuille en hoe TRUST IT hier tot op de dag van vandaag nog aan bijdraagt.

Maandagochtend

Manon kwam ruim 11 jaar geleden in dienst bij Demaco en kreeg 7 jaar geleden de volledige regie over het debiteurenbeheer. Een tool om efficiënt debiteurenbeheer mee uit te kunnen voeren was er toen nog niet. Manon vertelt: “Iedere maandagochtend liet ik een Excel-bestand van alle vervallen facturen uit ons ERP-systeem uitdraaien. Op basis van ouderdom belde ik de lijst met debiteuren na en schreef ik handmatig de status achter iedere debiteur op. Dit nam ongeveer twee hele dagen van mijn week in beslag. Van dispuutmanagement en rapportages was nog geen sprake. Niemand had enig idee waar eventuele knelpunten zaten, maar het liep.”

Voorloper

Na een tijdje werd Manon duidelijk dat dit werkproces efficiënter kon en vond zij het tijd om actie te ondernemen. Na een demonstratie van TRUST IT, waarin kennis gemaakt kon worden met de verschillende functionaliteiten, werd al snel duidelijk dat TRUST IT voor hen dé tool was om efficiency slagen mee te gaan maken. Een vlot implementatietraject volgde waarin het systeem volledig kon worden ingericht volgens de opgegeven wensen en behoeften. Vrij snel daarna kon Manon van start met de nieuwe credit management tool. Manon: “Natuurlijk heb je in het begin te maken met wat kleine kinderziektes, maar dat is met alle nieuwe software. TRUST IT is een makkelijk pakket dat ik snel onder de knie had. Bovendien zijn we een aantal jaren geleden gestart met een LEAN traject. TRUST IT was hierop al een mooie voorloper en paste dan ook perfect in het straatje.”

Tijdwinst en overzicht

Waar Manon vandaag de dag nog steeds de vruchten van plukt is de tijdwinst die ze boekt. “Ik maak iedere dag gebruik van TRUST IT, maar het scheelt een hoop tijd nu mijn acties automatisch worden klaargezet en ik precies weet waar ik prioriteit aan moet geven. Met twee klikken heb ik mijn e-maningen verzonden. TRUST IT stelt mij in staat om te anticiperen en debiteuren proactief te benaderen, iets wat hiervoor simpelweg niet mogelijk was. Regelmatig en consequent aanmanen resulteert in een snellere betalingen of het inzichtelijk krijgen van een dispuut. Bovendien blijven zaken als betaalgeschiedenis en debiteureninformatie nu geborgd.”

Geschreven door:

TKB

Wij helpen jou met het verbeteren van je credit management processen. Samen bepalen wij de beste weg voor het realiseren van positieve resultaten en klantbehoud.