Toyota
Continu streven naar vernieuwing
In gesprek met order to cash-coördinator Yunus Özcan
“Vertrouwen is de essentie bij
alle vormen van samenwerking”
Credit Management
Specialist TKB
Met de twee topmerken Toyota en BT heeft Toyota Material Handling Nederland de nummer één positie veroverd op de Nederlandse intern transportmarkt. Al tientallen jaren zijn de merken toonaangevend in de productie van innovatieve en kwalitatief hoogwaardige magazijn- en heftrucks.
Continu streven naar vernieuwing
Toyota Material Handling Nederland maakt deel uit van het wereldwijde Toyota-concern, dat de klant als uitgangspunt heeft in de door haar ontwikkelde productlijn. Zij biedt de juiste oplossing voor de behoeften van de klant op het brede gebied van intern transport. Klanten kunnen in Nederland rekenen op de stabiele en deskundige steun van een wereldwijde organisatie die continu een hoog kwaliteitsniveau nastreeft.
Deze marktleider in haar segment hecht uiteraard groot belang aan een duurzame relatie met een creditmanagementpartner die dezelfde waarden deelt. Vanuit het Nederlandse hoofdkantoor in Ede vertelt Yunus Özcan (Order to cash-coördinator) in een interview over de succesvolle samenwerking met credit managementorganisatie TKB (Trust Krediet Beheer). En niet onbelangrijk: hoe geeft de organisatie invulling aan de inspirerende kernwaarde ‘Kaizen’ van de Toyota-groep?
AFDELING FINANCE
Vanuit het ruimtelijke en dynamische kantoor in Ede is Yunus verantwoordelijk voor een gestroomlijnd debiteurenbeheer en het doorvoeren van procesverbetering binnen de afdeling. Binnen de afdeling debiteurenbeheer wordt er gewerkt met credit management software TRUST IT.
De implementatie van TRUST IT binnen Toyota heeft Yunus niet meegemaakt, echter heeft hij bij zijn vorige werkgever ook met de credit management software gewerkt. “Vanaf het moment dat ik met TRUST IT ging werken, ging er een wereld voor mij open.
Voor TRUST IT werkten wij in een Excel bestand waarbij er een hoop handmatig werk moest worden verricht. Door het gebruik van TRUST IT ging onze DSO aanzienlijk omlaag. Bij mijn overstap naar Toyota was ik dan ook erg blij om te vernemen dat het debiteurenbeheer bij Toyota ook in de credit management software wordt uitgevoerd.”
BENIEUWD WAT WE VOOR U KUNNEN BETEKENEN?
Segmentatie
“Ik ben zeer tevreden met de mogelijkheid om aanmaanprocedures voor de verschillende debiteuren in te stellen. Hierdoor voeren wij met TRUST IT een klantgericht beleid, rekening houdend met de verschillende type klanten.
Door het gebruik van de credit management software wordt er enorm efficiënt gewerkt. Alles wat je nodig hebt is direct inzichtelijk: toezeggingen, disputen, actielijsten en op ieder moment kan ik rapportages uitdraaien om de juiste analyses voor onze afdeling toe te kunnen passen. TRUST IT zorgt dat wij inzicht en structuur hebben in onze werkzaamheden.”
Sneeuwbaleffect
De rapportages die het systeem genereert geven Yunus inzicht in de status van de debiteurenportefeuilles. Zo bepaalt Toyota gericht de acties naar hun klanten toe en worden interne werkprocessen verbeterd. Ook hebben zij strategisch inzicht hoe bepaalde aspecten kunnen worden beïnvloed. “Want het is duidelijk zichtbaar dat onze gekozen aanpak, daadwerkelijk onze resultaten bepaalt. Andere noemenswaardige resultaten van TRUST IT zijn de daling van de DSO (ouderdom van de facturen) en de afschrijvingen van facturen zijn beperkt.”, geeft Yunus aan.
Dankzij de internationale omgeving heeft Toyota de software TRUST IT als best practice geïntroduceerd bij hun Europese collega’s. Na het zien van een demo waren veel van hen overtuigd en heeft het Europees ondersteuningsteam TRUST IT samen met TKB succesvol uitgerold naar vele zusterorganisaties in Europa. Een mooi sneeuwbaleffect.
TIJDWINST
De klantenportefeuille is in de afgelopen jaren alleen maar groter geworden. Door het gebruik van TRUST IT heeft dit geen impact op onze activiteiten. Ik kan mij niet voorstellen hoe wij zonder TRUST IT een efficiënt debiteurenbeheer zouden kunnen uitvoeren. Soms hoor ik in mijn netwerk dat anderen er niet aan toekomen om een fatsoenlijk debiteurenbeheer uit te voeren door alle administratieve taken die zij op moeten pakken. Dan beveel ik hen aan om gebruik te gaan maken van credit management software TRUST IT.
De credit management software zorgt dat het debiteurenbeheer op een professionele en efficiënte werkwijze uitgevoerd wordt. Het agendeert alle belacties en schriftelijke aanmaningen automatisch, zodat wij het gehele debiteurenbeheer op effectieve wijze realiseren. De herinneringen en overzichten die TRUST IT genereert, geven ons tijdwinst. En daarbij herkent het systeem disputen direct, zodat wij daar passende actie op kunnen nemen.”
INCASSO
Yunus vertelt dat zij hun incassodossiers ook aan TKB uitbesteden. “De procedure is heel eenvoudig: met één druk op de knop in TRUST IT hebben wij een dossier uit handen gegeven. TKB ontvangt vervolgens deze nieuwe dossiers en gaat ermee aan de slag. Op ieder moment kan ik de incassodossiers inzien en kan ik de stand van zaken bekijken. En het mooie vind ik dat als wij een dossier uitbesteden, het ook echt uit handen is. Wij worden niet meer gebeld, maar TKB regelt alles.
Yunus vult aan: “Wij merken dat de medewerkers van TKB echt het verschil maken: zij snappen dat wij de goede relatie met onze klanten heel belangrijk vinden. De intentie is, net als die van ons, klantbehoud en samen met de klant te kijken naar een oplossing. Het is belangrijk dat je er bovenop zit bij een incassozaak en dat is iets wat bij TKB zeker gebeurt.”
VOORTDUREND VERNIEUWEN
Yunus geeft aan dat hij zeer tevreden is met de samenwerking met TKB. “De organisatie is professioneel en communiceert op een informele wijze met korte lijnen. Ook het leuke contact wat ik heb met mijn contactpersoon binnen TKB, maakt de samenwerking optimaal. Als iets niet loopt, dan bel ik mijn contactpersoon en wordt het direct opgelost. Deze pragmatische wijze past bij ons. Genchi Genbutsu en Kaizen zijn belangrijke kernwaarden bij Toyota. Deze geven aan dat je altijd terug moet gaan naar de bron voor het achterhalen van de feiten om continue te blijven verbeteren.
Geen enkel proces is perfect. TKB is voortdurend bezig om TRUST IT te vernieuwen, het systeem wordt steeds verder doorontwikkeld en daarmee verbeterd. Een houding die past bij de kernwaarde van Toyota. Voor het komende jaar hebben wij als visie/doel om leidend te zijn naar ‘Zero Muda’. Muda is Japans en staat voor alle vormen van verspilling in het proces. Voor de supply chain betekent dit concreet dat wij streven naar een efficiënte goederen- en informatiestroom zonder verspilling. Elke stap in material handling is van waarde, op tijd en efficiëntie, waardoor dit zal bijdragen aan een duurzame wereld.
“TRUST IT zal ons helpen om de onnodige dingen op onze afdeling te kunnen elimineren”
Waar wij voor staan
1
Positieve klantbeleving
Onze focus op positieve klantbeleving is niet alleen uiterst succesvol, maar ook een belangrijke waarde voor onze organisatie. Herkent u zich hierin?
2
Procesoptimalisatie
Vanuit onze passie om u te ontzorgen streven wij continu naar verbetering. Zo creëren wij samen met u de beste weg voor maximale procesoptimalisatie.
3
Werkkapitaal maximaliseren
TKB gelooft dat processen en samenwerkingen altijd beter kunnen. Om deze reden hebben wij in onze aanpak ruimte voor voortgang en groei.
4
Verhogen van kwaliteit
Onze kwaliteitsbehoefte maken wij dagelijks voor u waar. Kwaliteit is ons bestaansrecht en als waarde algeheel verweven in onze manier van werken.